Årsmöte

[Anders Linnard]

Allt faller tillbaka på hur man ser på styrelsens roll. Styrelsen är inte en egentlig maktfaktor i föreningen och det ska den inte heller vara. Det är ett uppdrag för att det praktiska ska fungera smidigt, inte en politiskt tillsatt grupp. Det är årsmötet som avgör vilken linje föreningen ska ha. Att styrelsen sedan löpande utvecklar föreningen är inte motstridigt detta, men det kan inte gälla övergripande frågor. Om vi stöter på sådana frågor under året kan vi kalla till ett extra årsmöte, vilket gjorts tidigare, eller möjligtvis anordna en omröstning i föreningen.
/Anders

[Conny Corneliusson]

Point taken Niklas. Jag förstår vad du menar. Det du vill ha med under §20 punkt 10 är det jag anser att medlemmar kan påverka med motioner. Jag ser ingen mening med att ha en v-plan och budget om inte någon sådan görs till årsmötet som årsmötet kan ta ställning till.


Min utgångspunkt är fortfarande att det är den nyss tillträdda styrelsen som bör arbeta fram förslag till v-plan och budget. Ett medlemsmöte fattar sedan beslut om den. Jag har dock nu, med Anders goda hjälp, insett att det inte riktigt fungerar så i idrottsföreningar. I idrottsföreningar är det istället vanligt att den avgående styrelsen arbetar fram en v-plan och budget något som den tillträdande styrelsen får i uppdrag att genomföra om årsmötet bifaller den avgående styrelsens förslag. Detta har fått mig att inse att det inte är §20 punkt 10 som bör tas bort utan det är snarare så att ett tillägg bör göras. Ett tillägg som tydligt fastställer att det är den avgående styrelsens uppgift att till årsmötet ta fram ett förslag till v-plan och budget. Jag vill tillägga att jag nog har en hårdare syn på v-plan och budget än vad du kanske har och detta har speglat min åsikt. Både v-plan och budget skall vara ordentligt genomarbetade. Att under §20 punkt 10 stolpa upp punkter som diskuteras fram under själva mötet anser inte jag är ett bra tillvägagångssätt... Vi har inte så vitt jag vet i GHFS historia inte haft en ordentlig budget. Tittar man på förra årets ekonomiska redovisning finns endast en jämförelse mellan 2005 och 2006. Budget saknas. Detta har varit helt ok när vi inte varit så stora (dock ett brott mot stadgarna) men om vi nu växer så pass mycket som vi alla hoppas och vår ekonomi likaså bör vi ha bättre v-plan och en riktigt budget. En v-plan och budget som i slutet av året kan stämmas av mot ett utfall (både verksamhetsmässigt och ekonomiskt). Först då anser jag att §20 punkt 10 har någon praktisk betydelse.  


// Conny

[Anders Linnard]

Jag håller med dig om att vi kan bli mycket bättre på de här sakerna Conny. Sedan starten av den här föreningen har vi lärt oss saker, förbättrat struktur, träning, pedagogik m.m. Det kan mycket väl vara dags i att ta tag i verksamhetsplanen. Det möjliggör ett bättre strategiarbete, bättre uppföljning och mätning av vårt arbete.

Samtidigt är det viktigt att vi inte suger musten ur de mest aktiva. Det får inte bli så att strukturen tar lusten från träningen. Eller att det blir så byråkratiskt att det skrämmer folk från ansvarsuppdrag. Lagom är bäst. Och vi har ju trots allt haft engagerade medlemmar som fallit av på grund av att liknande saker.

/Anders

[Niklas Mårdby]

Som Anders säger så lär vi oss. Visst att inte tidigare protokoll innehåller en väldigt tydlig plan och budget, men det har vi inte heller haft behov av. Vi har däremot på varje årsmöte pratat om plan och budget och flera beslut har fattats på den punkten. Vi har tidigare år bestämt att under året skall styrelsen (läs kassören) se till att all utrustning som behövs finns till salu till medlemmar gör det. För att detta skall gå har det budgeterats en summa som alltid skall finnas tillgänglig för sådana löpande kostnader. Det årsmötesbeslutet har styrt styrelsens (läs kassörens) arbete. Det har varit en punkt på planen och budgeten. En annan punkt som lyfts fram tidigare år är att vi vill att föreningen syns på event runt i världen och därför har en summa budgeterats för att kunna stödja medlemmarna som reser till Dijon mm.

En till tanke om budget. Hur mkt pengar kommer GHFS få in 2008? Är det ngn som kan svara på det? Om inte är det ganska svårt att sätta en väldigt detaljerad budget för året. Att vi på samma sätt varit okunniga tidigare år har lett till att vi gjort en väldigt enkel budget.

Visst går det inte jämföra med tex Sveroks årsmöte där diskussionerna kring plan och budget tog nästan en hel dag, men det har vi inte haft behov av heller. Vår verksamhet är inte så stor och komplicerad. Vi tränar. Thats about it. Men punkten tjänar ett syfte och har haft effekt på åren som gått. Skall vi till Kungahälla i år? Skall vi dra igång träning med andra vapen? osv osv.

Det finns ingen grupp i föreningen som är mer lämpade att ta fram plan och budget än förra styrelsen. Och visst att vi inte har suttit på ett möte och skrivit exakt vad vi tycker, men jag tror de flesta av oss har en ganska god bild av vad vi tycker 2008 skall bli. Flera punkter har vi enats om och dessa kommer vi ju ta upp på årsmötet så föreningen kan säga sitt (exvis försäkring och Swordfish).

Summa summarum. V-plan och budget måste finnas kvar för årsmötet att besluta om. Tidigare år har de funnits med, använts och varit ett sätt för föreningen att ge en ram för styrelsen och det måste fortsätta vara så. Jag håller med om att vi kan nyttja v-plan och budget bättre, men att vi inte gjort det innan är ingen anledning att ta bort den. Det har faktiskt fungerat innan och vi blir bättre.

[Conny Corneliusson]

Jag tror vi kan säga att vi kan enas här nu .


Det kanske är så att det behövs en översyn av stadagarna. Den kommande styrelsen kan få detta som uppdrag för 2008. Jag personligen ser gärna en tydligare beskrivning av vad styrelsen och ledamöternas uppdrag är. Idag finns punkter på vad styrelsen ska göra samt vad sekreteraren och kassören ska göra men det saknas för t ex ordföranden, PR/event-ansvarig, materialansvarig, lokalansvarig m.m. Det är kanske dags att arbeta fram befattningsbeskrivningar? Detta skulle även underlätta vid tillsättandet av nya poster. Om folk får frågan är det lättare att svara ja/nej om man vet vad man svarar på.


Till sist en fråga om tolkning av stadgarna ang §14 - tidpunkt - kallelse. Jag tolkar texten som så att viktigare förslag såsom stadgeändring m.m. måste ut med kallelsen senast 3 veckor innan mötet. För övriga motioner räcker det om de anslås 1 vecka innan mötet. Stämmer denna tolkning? och innebär det i så fall att motioner fortfarande kan tillåtas komma in samt att själva dagordningen kan ändras fram till veckan innan?


// Conny

[Anders Linnard]

Det behövs helt klart ett förtydlagende av §14. Motioner skall finnas tillgängliga för medlemmarna en vecka innan. Det står att motioner ska komma in senasat samma dag som de ska vara tillgängliga för medlemmarna (1 vecka), vilket ställer orimliga krav på styrelsen ifall en motion kommer in på papper exempelvis.

Anledningen till att lokalansvariga inte har en beskrivning är för att de inte är obligatoriska. Att ordföranden inte har en beskrivning är underligt. Dags för en stadgerevision inför nästa år med andra ord.
/Anders

[Niklas Mårdby]

Befattningsbeskrivning ja!

Det var det jag ville få igång diskussion om innan jul när jag pratade om en rejäl valberedning. Min tanke var just att de skulle ta fram ett förslag på hur styrelsen kan se ut och inte bara då vilka personer den skall bestå av utan även vilka arbetsområden som är aktuella.

Detta behövs inte bara för att vi saknar en tydlig beskrivning. Det behövs framförallt för att föreningen växer. Tidigare har en person sutit på väldigt många stolar. Det funkar inte idag när allting växer och vår verksamhet blir mer och mer omfattande. En gång i tiden gjorde folk sina egna handskar och wasters. Idag inhandlas det material från jordens alla hörn för att utveckla vår träning, vi skall ta fram en ghfs shop, bredda djupa och förbättra träningen osv osv. Vilket är suveränt, men det ställer nya krav och vi behöver en styrelse som kan möta det.

Det som en gång i tiden hette PR/event-ansvarig är ett exempel på en post jag upplever förlegad. Idag vore det bättre med en person som är PR-ansvarig som jobbar enbart med att få ut föreningens namn än mer. Event är inte mkt större än förr (om man bortser från Swordfish) men vi har mkt i pipelinen vi vill få ut som tränarhelger, nybörjarhelger osv osv.

Så visst, en befattningsbeskrivning och bättre dokumentation över vad som förväntas av styrelsen. We are growing

[Niklas Mårdby]

Motion: Ta paus från långsvärdet

Bakgrunden till motionen är att vi har aldrig på ngt tidigare årsmöte spikat exakt hur vi vill göra med uppstartandet av träning med andra vapen. I och med att vi blir fler samt att fler medlemmar deltar i Swordfish/andra event så får fler medlemmar upp ögonen för andra vapen och det kan därför tyckas dags att på detta årsmöte ta fram tydligare riktlinjer.

Andemeningen i denna motion är att om en medlem i GHFS (som anses lämplig av årsmötet) vill starta träning inom en ny gren på HEMA-trädet, och denne medlem vill satsa på detta, så skall GHFS också satsa. Nyckelordet är "satsa". Den tilltänkta tränaren måste kunna ställa upp på att arbeta för att skapa en träning med så hög nivå som möjligt. Därav namnet på motionen, även om det kanske inte är nödvändigt att individen/erna måste sluta träna långsvärd, men den nya träningen får inte bara bli en "bisyssla". Satsar individen så satsar GHFS och lämplig summa får budgeteras så att det som behövs till träningen kan köpas in (böcker, film, träningsvapen, skydd, o dyl) samt att övriga resurser som träningstid/er, info på hemsidan och affischer kan ordnas. Styrelsen ser till att den nya tränaren jobbar mot de mål och riktlinjer GHFS har för sin träning samt att den nya gruppen blir en del av föreningen som helhet.

Jag vill inte lägga till ytterligare detaljer för jag vill inte att motionen blir nedröstad pga av ngn sådan detalj.

[Annika Corneliusson]

Hej


Nu har dagordningen till årsmötet spikats. Se första inlägget i denna tråd. Helt enligt reglerna senast 1 vecka innan mötet.


/Annika